【働き方】残業続きを減らす特効薬とは？

働き方改革と叫ばれている日本ですが、言うは易く行うは難しといったところでしょうか。なかなか労働時間が短くなって、生産性が上がってきたという具体的な話を耳にしません。AIやRPAといったテクノロジーで金融機関は大幅に業務時間を削減できる見込とのことですが、この場合、労働時間が短くなるを通り越してそもそも店舗や社員自体が不要という働き手にとっては何とも言えないことになっています。一方で、毎月残業続きで一向に早く帰れない人もいます。今回はそのような方を対象に１つの解決策を提示したいと思います。

残業が続いているということは、自分の所定労働時間（7～8時間）に対してやるべき作業が終わっていない状態です。

残業を減らすには

①自分の生産性を上げる

②作業自体を減らす

という2つの方法があります。

①については自分で勉強したり、より良い方法を考えたりなどがありますが、即効性はありませんので、今回は割愛します。

②はすぐに実行できる方法があります。その具体的なステップについて具体例で考えていきます。上司に指示される作業が仮に100個あったとします。

この100個の作業を自分で全て取り掛かろうと考えた時点でアウトです。いくら作業設計しても物量が多いものは簡単にこなせません。

まずやるべきことは100個の作業を分解することです。

①1～20個：単純作業

②21～50個：考える作業

③51～100個：わからないことが多く、時間がかかる作業

と3つにわけます。

①の単純作業はすぐ部下・パート・手の空いている人に振りましょう。すいすい進むので、仕事やっている気分になるのでやりたがる人が多いのですが、自社/他社いずれも評価される作業ではありません。※もっと言うと、VBA等で一瞬で終わらせるのが理想です。

③のわからないことが多く、時間がかかる作業はわからない点を整理して、上司や有識者にメールで相談しましょう。相談・質問に回答を考えてもらっている間に②の考える作業に取り掛かりましょう。

そうすると、どうでしょうか。100個のうち自分がやるべき作業は②の30個に絞られました。当初100に対して30なので、劇的に作業量が減ります。残業するどころかかなり手が空いてきます。空いた時間で①のレビュー、③について指導してもらうことができます。

残業が多い人にありがちな行動として人に作業を振りません。自分が振られた作業は自分で完結させなければならないという誤解をしています。会社は組織です。組織で問題を解決すればよいのです。自分のところで作業がストップさせてしまったら、その後の工程の人に迷惑がかかります。サッカーでいうところの球離れを良くしていきましょう。オナドリしてはいけません。

弁当工場のベルトコンベヤーで考えると、自分が担当する卵焼きで遅れがでると、後続のから揚げ担当やパックにシールを貼る担当の人の作業も遅れるという負の連鎖が起きてしまいます。作業は他人に振ることは最初抵抗があるかもしれませんが、慣れていきます。マネジメント能力の１つとしても重要な要素なので、実践されることをおすすめします。