【必見】毎日作業設計していますか？

私が外資系企業に転職して、上司に1番強く言われたことは、日々の業務を作業設計しているか？ということです。作業設計という言葉自体聞きなれないかもしれません。作業設計は成果物を作る前に最も効率的・能率的にかつミスが生じないように作業手順を考えることです。いきなり作業に入るのではなく、作業する工程と時間をあらかじめ考えてから考えた通りを実行していくということです。

1番最初のプロジェクトは、作業する前に自身が考えた作業設計を上司に見せて、その作業設計自体にレビューを受けていました。

具体的なイメージがわきずらいかと思いますので、作業設計の例をカレーで考えています。

カレーを作る工程自体は作業設計するまでもないですが、作業全体を考えることで炊飯ジャーのスイッチを押し忘れるというミスを防ぐことができたりします。作業設計する時点で漏れる工程は実際の作業中でも漏れることが多いです。作業設計自体を上司に見てもらうことで、作業の抜け漏れや手順間違いを防ぐことができます。

作業設計はPDCAで言うところのP（計画）にあたります。PDCAをよく回せと言われますが、実際のところはPをやっておらず、C（チェック）やA（改善）という後の工程もできていないことが多くありませんか？

おそらく作業設計できない作業は、その作業にかかる時間がとても長くなったり、全く進まないと思います。作業を分解できないということは、全体像がわかっておらず、どんな工程で物事を進めていいかわかっていない状態です。その状態で作業を始めても、生産性が低くなります。ですので、いきなり作業から入るのではなく、作業設計した上で、作業を行うということを始めてみることをおすすめします。作業設計した結果、どうにも現時点の自分にはできそうにない作業を上司に早期相談することで地雷を防げたりします。

作業設計することで作業全体の流れや仮説を立てることが習慣になり、仮説思考を身に着けるトレーニングにもなります。

仮説思考については下記の本が参考になります。